De 50 meest gestelde vragen

De 50 meest gestelde vragen

Zelf ook een vraag voor ons? U kunt u de handleiding doornemen en nagaan of hier het antwoord op uw vraag bij staat. Maar de FAQ op de website zijn wellicht ook nuttig, of misschien is er een actuele melding is waardoor u hinder ervaart bij het gebruik van Yoobi. En mocht dat nou niet zo zijn, neem dan zeker deze blog door, of stel uw vraag via support@yoobi.nl

Algemeen

1. Hoeveel tijd kost de inrichting van Yoobi?

Om alle opties optimaal te benutten komt onze consultant langs voor de implementatie en inrichting. Zo zorgen we er voor dat Yoobi is afgestemd op jouw wensen en eisen. Dit duurt ongeveer 4 uur. 

2. Hoe voeg ik een snelkoppeling aan mijn dashboard toe?

Door de filterregels van lijsten (de zoekopdracht) te bewaren. Stel in CRM de gewenste lijst samen en kies naast de filterregels voor ‘bewaar ’ om de zoekopdracht te bewaren als snelkoppeling.

3. Hoe voorkomen we dat er dubbele projecten worden aangemaakt?

De projectnaam- en nummer moeten uniek zijn.

4. Hoe kan ik kilometers registreren in Yoobi?

Onkosten die worden gemaakt, zoals bijvoorbeeld kilometers, worden toegevoegd op de timesheet, door te werken met declaratietypes.

5. Hoe kan ik mijn reiskosten declareren via Yoobi?

Er zijn drie opties voor de registreren en declareren van reiskosten.

1. Factureren van het werkelijke aantal kilometers maal een tarief per kilometer

2. Factureren van een vast bedrag aan reiskosten per klantbezoek

3. Het werkelijke bedrag aan reiskosten factureren.

6. Ik kan mijn declaratie niet opslaan want het budget voor de activiteit wordt overschreden. Hoe en waar kan ik instellingen aanpassen dat het budget wel overschreden mag / kan worden?

Je kan dit doen via;  systeemvoorkeuren >> instellingen >> registreren >> Budget niet overschrijden bij registeren in timesheet (automatisch opslaan).

7. Kan ik een lijst maken van het tarief per medewerker?

De medewerkerslijst zoals deze te vinden is bij: Personeel>> Medewerkers toon in en verkoop tarieven van medewerkers indien deze zijn doorgevoerd bij de medewerkers gegevens. Deze medewerkers lijst is te exporteren naar PDF of Excel.

8. Kan er automatisch een reminder verstuurd worden aan medewerkers dat ze hun week moeten afsluiten? 

Ja, dat soort notificaties kun je instellen via systeemvoorkeuren >> notificatie instellingen. Kies voor de melding registratieperiode nog niet afgesloten en geef zelf aan na welke termijn de medewerkers deze reminder moeten ontvangen. 

9. Hoe kan ik een klant inschrijven voor onze nieuwsbrief? 

Als je een MailChimp account hebt, kun je relaties vanuit Yoobi inschrijven voor mailings die je met MailChimp verstuurt. Zoek de relatie op en open de contactpersoon die de nieuwsbrief mag ontvangen. Klik op bewerken contactpersoon en kies het tabblad MailChimp. Selecteer de campagne die je wil verzenden en zet die op AAN en kies voor opslaan. De relatie ontvangt het verzoek tot inschrijving per mail en moet dit bevestigen. Zodra de ontvanger dat heeft gedaan wordt hij of zij toegevoegd aan de verzendlijst.

10. Mijn rapport laat niet alle gegevens zien?
Controleer of je de juiste filters gebruikt (periode, project – via de rapportage).
11. Hoe koppel je een activiteit aan een project?

Open het project via het tabblad Projectmanagement en ga naar het tabblad activiteiten om een nieuwe (of bestaande) activiteiten te koppelen. 

12. Hoe voeg ik een extra adres toe aan een relatie?

Zoek de relatie op en klik op het tabblad met het potlood-icoon (bewerken). Ga naar de widget contactgegevens en klik op de +. Selecteer het soort adres en geef de gegevens in. Kies voor adres opslaan en je hebt een adres toegevoegd aan de relatie.  

Account
 

13. Ik kan niet inloggen op mijn account, kunt u hem deblokkeren? 
Dat kunnen wij doen, of de interne beheerde van Yoobi, als die er is. Nadat wij dat hebben gedaan sturen wij een e- mail waarmee een nieuw wachtwoord ingesteld kan worden.
14. Bij het inloggen op de app wordt gevraagd naar een subdomein, wat is dat? 

Het subdomein is het eerste deel van de url die toegang geeft tot jouw  Yoobi-omgeving. Bijvoorbeeld jansen.yoobi.nl, het subdomein is jansen.  

15. Hoe koppel ik mijn Yoobi account aan mijn Google account?
Om in te loggen op Yoobi met behulp van je Google account, kies je op het inlogscherm voor: Sign in with Google. Vervolgens log je hier in met je Google-account en geef je toestemming om de Yoobi App te koppelen. 
16. Ik wil graag een extra gebruiker toevoegen aan onze account

Een nieuwe gebruikersrol wordt toegevoegd via beheer >> gebruikersrol Kies welke rechten de nieuwe gebruiker krijgt en maak vervolgens een account aan. Als alle licenties al zijn vergeven is het nodig een nieuwe account bij te bestellen, voordat je die kan uitgeven. Bijbestellen van extra licenties gaat online

17. Hoe maak ik een afgesloten project weer actief?

De projectstatus kun je aanpassen onder projectgegevens. Open het project >> tabblad projectgegevens >> status = actief >> opslaan.

18. Waarom blijven gesloten projecten nog steeds zichtbaar in de timesheets van de medewerkers?
Het is niet mogelijk om gesloten projecten direct uit de timesheet van een gebruiker te halen. Als een gesloten project een einddatum heeft wordt deze de maand na het verlopen van het project niet meer in de timesheet getoond.
19. Kan een collega rechten van iemand anders overnemen? (Bijvoorbeeld tijdens een zwangerschapsverlof)

Nee, dat gaat niet direct. Een rol kun je wel overnemen: een gebruikersrol, afdelingsrol, of projectmanagersrol. 

20. Hoe pas ik mijn wachtwoord aan?

Om je wachtwoord te wijzigen kies je in het inlogscherm voor wachtwoord vergeten.  Geef vervolgens je e-mailadres op en je ontvangt een e-mail met instructies om je wachtwoord te wijzigen. 

21. Ik wil een gebruikersaccount verwijderen en aan een nieuwe collega uitgeven, hoe doe ik dat?

Nee, dat gaat niet. Je geen account verwijderen, je kan wel een gebruikersaccount deactiveren, waardoor iemand anders die vrijgekomen account kan activeren. 

Urenregistratie
 

22. Ik zie de activiteit waar ik uren op wil schrijven niet?

Dat kan drie dingen betekenen. Je hebt geen registratierechten op die activiteit, de activiteit is gesloten (status of einddatum), of het project is gesloten (status of datum) waardoor er geen activiteiten worden getoond. 

23. Waarom staan er kruisjes in mijn timesheet?

Dat kan drie dingen betekenen. Je hebt geen registratierechten op die activiteit, de activiteit is gesloten (status of einddatum), of het project is gesloten (status of datum) waardoor er geen activiteiten worden getoond.

24. Ik kan geen overwerk toewijzen?
Misschien heb je niet de juiste rechten, of er zijn geen uren om toe te wijzen (niemand heeft overuren geschreven).
25. Waarom zie ik geen timesheet om te accorderen? 

Dan zijn er geen geaccordeerde projecten in die periode.

26. Een van onze medewerkers gaat contractueel meer werken, hoe leg ik dat vast in Yoobi?

Het huidige contract afsluiten en een nieuw contract (met de nieuwe uren) aanmaken. Let op; pas niet het huidige contract aan qua FTE, dit wordt met terugwerkende kracht verrekend in verlof en overwerk. Hetzelfde geld voor tarieven.

27. Mijn collega heeft gisteren zijn uren ingevuld en vandaag is zijn timesheet blanco, hoe kan dat?

Dan heeft deze collega zijn of haar timesheet niet opgeslagen. Met de Instelling >>systeemvoorkeuren>>instellingen>>registreren>>automatisch opslaan timesheet voorkom je dit.

28. Ik krijg een foutmelding bij het registeren van mijn uren. ‘Fout bij opslaan: Het budget voor dit project/activiteit is bereikt. Deze registratie kan niet worden opgeslagen’

Deze melding betekent dat er bij het project of de activiteit een budget is aangemaakt en dat er bij het registreren van de nieuwe uren, daarmee over het budget heen wordt gegaan. De medewerkers kunnen dan pas weer uren registreren wanneer het budget wordt opgehoogd van het project/activiteit.

29. Hoe kan ik stand-by uren registreren? 

Door een activiteit aan te maken met het registratietype aantal.

Verlof

30. Ik wil verlof toekennen aan een afdeling, hoe doe ik dat? 

Dat gaat via een bulkmutatie. Kies voor beheer kies de optie bulkmutatie en kies voor verlofmutatie.    

31. Ik wil een e-mail ontvangen bij nieuwe verlofaanvragen, hoe doe ik dit?

Als jij verantwoordelijk bent voor het beoordelen van verlofaanvragen, ontvang je bij iedere nieuwe aanvraag een e-mail, dat is standaard zo ingeregeld in Yoobi. 

32. Hoe kan ik mijn verlofkaart afdrukken?

Ga naar mijn verlof en kies in de widget  Jaaroverzicht voor de optie verlofkaart PDF. Yoobi genereert het jaaroverzicht als PDF bestand en dit kun je zelf afdrukken. 

33. Ik wil collega’s inzicht geven in elkaars verlofdata, kan dat?

Ja, dat kan door de beheerder ingeregeld worden. Dit gaat via systeemvoorkeuren > verlof >verlof inzien van. Er zijn 3 mogelijkheden voor het tonen van verlof; aan  iedereen, alleen de afdeling, of niemand.

34. Een medewerker is ziek geworden op vakantie. Het verlof wat geregistreerd is, moet aangepast worden naar ziekte. Hoe moet dit?

De medewerker kan een nieuwe verlofaanvraag indienen voor dezelfde periode en het aantal uur wijzigen naar 0.Door deze aanvraag opnieuw in te dienen wordt deze opnieuw aangeboden bij de verlofmanager. De uren die op ziek geboekt moeten worden kunnen direct in de timesheet worden ingevuld.

35. Waarom blijft de ingetrokken verlofaanvraag zichtbaar in de timesheet? 

Een medewerker kan alleen een aanvraag doen tot intrekken van de verlofaanvraag, en hij wordt pas na akkoord manager ingetrokken en verwijderd.

Financieel

36. Hoe kan ik de opmaak van een factuur veranderen?

Ga naar financieel, orders en vervolgens kies je voor factuur instellingen. De velden die hier staan kun je bewerken. Wil je aanpassingen doorvoeren die betrekking hebben op de template (huisstijl) van de factuur? Dan mag je je wijzigingen doorgeven via een support melding.

37. Hoe verwijder ik een orderitem uit een order?

Door het orderitem op inactief te zetten. Dat kan alleen als het order-item nog niet gefactureerd is. Is het item al gefactureerd? Dan kan je het order-item alleen sluiten en niet meer verwijderen.

38. Kan ik ‘proef’ facturen aanmaken, om te zien of het goed gaat?
Het is niet mogelijk om een test te doen met echte facturen. Je kan wel de facturen op "versturen per post" zetten voor een 1e test. De facturen worden dan niet verstuurd maar allemaal per PDF aangeboden. Je kan ook van elke goedgekeurde factuur een PDF maken via de PDF button rechts bovenin.

Een per post verzonden factuur kan je later nog per e-mail versturen. Verder kan je onder systeemvoorkeuren >> instellingen >> financieel een CC en BCC email adres invoeren. Bij elke verzending van een factuur krijg je dan een kopie.
39. Kan ik een verzonden factuur nog aanpassen?

Het is helaas niet mogelijk om verzonden facturen te wijzigen. Dit is door de belastingdienst niet toegestaan en daarom faciliteren wij dit niet in Yoobi. Je zal foutieve facturen altijd moeten crediteren.

40. Waarom zie ik geen bijlage bij mijn factuur?

Controleer de tab bijlagen in de factuur-inspector aan de rechterkant.

41. Waarom kan ik geen tarief invullen bij een ordernummer? 

Tarieven worden bepaald op klant, medewerker, functiegroep, project, activiteitenniveau. En niet op orderniveau.

42. Mijn klant wil wekelijks i.p.v. maandelijks uren goedkeuren, kan dat?
Ja hoor, dit kan je aangeven bij de instellingen voor extern accorderen van dat project. 
43. Wij zouden graag de extern geaccordeerde maandstaat door een klant als pdf meesturen met de factuur.

Bij regie orders kan je bij de factuur instellingen aangeven dat het Extern accorderen rapport automatisch gekoppeld moet worden. 

44. Hoe stel ik een creditfactuur op?

Een creditfactuur wordt aangemaakt op basis van de betreffende factuur. Ga naar Financieel, alle facturen en selecteer de factuur waar het om gaat. Staat de factuur in beeld, dan staat rechts boven de optie crediteren. Doorloop die wizard om de factuur te crediteren. 

45. Ik wil een gefiatteerde factuur alsnog afwijzen, kan dat? 

Nee, een gefiatteerde factuur heeft een officieel factuurnummer gekregen en mag niet meer verwijderd worden uit de reeks. Je kan de factuur wel crediteren. 

46. Is er een rapport waar in zichtbaar is hoeveel we per jaar, per klant hebben omgezet?

Onder rapporten zijn vele versies van rapportages te vinden. Onder de categorie: facturatie zijn minimaal 2 rapporten die per klant alle facturen laten zien. Hiermee kan je via excel vele overzichten maken.

47. Hoe kan het dat ik twee dezelfde factuurnummers heb?

Dit is mogelijk als je ingesteld hebt dat je per afdeling factureert. Elke afdeling heeft zijn eigen factuurschema en uiteraard dan ook een eigen nummering en opmaak. Je koppelt het project aan een afdeling en daarmee wordt ook de order via de factuurinstellingen van die afdeling gefactureerd. 

48. Hoe kan ik mijn urenstaat afdrukken en laten ondertekenen?

Dit doe je door een autorisatiestaat te genereren in Yoobi. Dit gaat via het menu item Rapporten. Hiermee kunnen diverse rapportages gemaakt worden, onder andere een week- of maandoverzicht van een project naar keuze. Kies voor de template voor ‘Autorisatiestaat’. Hiermee wordt de PDF voorzien van een ondertekening blok.

49. Ik wil het ‘reply-adres’ van de facturen die ik mail aanpassen, kan dat?

Dat kan via  Systeemvoorkeuren >> Instellingen >> open het blok Systeem >> Pas het veld "Reply-to emailadres voor de emails verstuurd vanuit Yoobi" aan.

50. Hoe start ik een nieuwe factuurnummerreeks?

Via de >>systeemvoorkeuren>>instellingen>>financieel kun je  het eerstvolgende factuurnummer aanpassen.

Zelf ervaren of Yoobi bij je past? Ga aan de slag met onze gratis demo. Vraag hem hier aan.  

Software & Design

"Op tijd én binnen budget van ontwerp naar applicatie"



  • Analyse
  • Ontwerp
  • Software
  • Support